Was ist machbar und auch schnell realisierbar

Erhalten Sie hier einen Überblick - Unterhalb des Artikel finden Sie unser Angebot

Arbeit im Homeoffice in der Corona Zeit- Was ist zu beachten, was ist erlaubt.
Home Office Corona verändert die Arbeitswelt

Europa und die meisten Länder der Welt leiden unter dem Coronavirus. Um der wachsenden Ansteckungsgefahr zu begegnen, erlässt die Regierung zahlreiche Verbote und Erlasse. Unternehmen, die auf die Gesundheit ihrer Mitarbeiter und deren Angehörige Wert legen, gehen vermehrt zur Heimarbeit über. Dabei müssen die betreffenden Angestellten und Arbeiter sich ihr eigenes Büro in der Wohnung einrichten. Oft genügt schon das von der Firma gestellte Laptop oder Notebook. Doch wie leicht lässt sich die heimische Internetverbindung in die Firmenarchitektur einbinden? Welche Kriterien müssen sowohl die Vorgesetzten als auch ihre Mitarbeiter beachten, wenn sie sich auf das Home Office Corona einstellen? Gibt es technische Verfahren, mit denen die Koordination vereinfacht und verbessert werden kann? Diesen Fragen und den aussagefähigen Antworten geht der folgende Artikel auf den Grund. Er gibt den Entscheidungsträgern Hilfestellungen, mit denen sie die Umstellung auf die Heimarbeit effektiv und einfach gestalten.

Eine leistungsfähige Internetverbindung
Sollen Mitarbeiter ihren Einsatz im Homeoffice leisten, benötigen sie stabile Internetverbindungen zu ihren Unternehmen. Hierzu setzen leistungsstarke Firmen die VPN oder Virtual Private Networks ein. Es handelt sich um virtuelle Netzwerke, über die die privaten Anschlüsse der Mitarbeiter mit den IT-Systeme der Arbeitgeber in Verbindung treten. Sie können dabei als Breitband, WLAN oder DLAN konfiguriert werden. Während die Breitband-Verbindung mit dem DLAN kombiniert werden muss, arbeitet das WLAN als selbstständige Einheit.
Grundsätzlich sollten diese Verbindungen vor allen Hackerangriffen abgesichert werden. Bevor die Betreffenden die VPN-Verbindung für das Breitband wählen, muss der Mitarbeiter prüfen, ob sein privater Anschluss kompatibel ist.
Einige Provider sind für die Kooperationen nicht ausgerichtet. In diesen Fällen weichen das Unternehmen als auch der Mitarbeiter auf Upgades oder Hotspots aus. Hotspots sind Internetzugangspunkte, die an speziellen Standorten eingerichtet werden können.
Grundsätzlich müssen die Vorgesetzten oder die von ihnen beauftragten IT-Spezialisten darauf achten, dass das vom Mitarbeiter genutzte Notebook verschlüsselt ist. Außerdem benötigt das System einen besonderen Sicherheitsstandard. Dieser kann beispielsweise über die Zweifaktor-Authentifizierung erreicht werden. Sie lässt sich durch eine limitierte Rechtevergabe erweitern. So hat jeder User eine zuvor definierte Anzahl von Rechten, die wiederum auf seine Aufgabenstellungen zugeschnitten sind.
Beim Zwei-Faktoren-Authentisierungsverfahren werden zwei voneinander unabhängige Abfragen hinterlegt. Nur wenn der Anwender beide erfolgreich beantworten oder durch einen Code nachweisen kann, bekommt er den Zugriff auf das System. Hier bieten sich beispielsweise ein TAN-Code sowie ein frei wählbares Passwort an. Alternativ verfügt der Mitarbeiter über eine personalisierte Chipcard, die er über ein Kartenlesegerät zur Identifikation einsetzt. Eine beliebte Methode ist der Fingerabdruckscanner.

Welche Messengerdienste lohnen sich?
Spezielle Büromessengerdienste koordinieren die Kommunikation zwischen dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern sowie den Kunden. Mit ihnen lassen sich Videokonferenzen über spezielle Tools realisieren. Anbieter wie Microsoft, Google oder Slack konzentrieren sich schon seit Jahren auf diese intelligenten Kommunikationsformate. Das Ciscos Videokonferenztool Webex hat beispielsweise seit Beginn der Krise eine starke Zunahme der Internetnutzung registriert.
Der Einsatz von ausgelagerten Arbeitsplätzen birgt jedoch auch Probleme. Wie grenzt man zuverlässig die betrieblich genutzte Zeit von der privaten ab? Die Sicherungssoftware von Slack, Google oder Microsoft ermöglichen hier die zuverlässige Trennung der betrieblichen Nutzung. Neben diesen Anbietern lohnt sich der Einsatz von Open-Source-Software. So lässt sich auch die Bildverarbeitung über Gimp hervorragend steuern.
Die Überwachung des Mitarbeiters kann über „Accountability Partners“ optimiert werden. Mit Hilfe der Firma Focusmate greift der Verantwortliche auf die Webcam des Arbeitnehmers zu. Dieser sieht auch gleichzeitig seinen Vorgesetzten, sofern dieser es erlaubt. Auf diesem Weg revolutioniert Corona auch die Zeiterfassung im Home Office.

Welche Vorteile bietet die Cloud?
Das Homeoffice per Cloud bietet dem Unternehmen einen entscheidenden Vorteil. Alle Daten stehen zu allen Zeitpunkten jedem zur Verfügung. Ermöglicht wird diese Option durch den Cloud-Service. Er wird über den Webbrowser aufgerufen. Zu diesem Zweck entwickelt der Anbieter ein spezielles Datenmanagementsystem, das sich direkt in der Cloud befindet und von hieraus von den Berechtigten abgerufen werden kann. Über dieses System können die Mitarbeiter sowohl vom Betrieb als auch von ihrem Zuhause die sich in der Cloud befindlichen firmeninternen Datenbestände be- und verarbeiten. Das erhöht die Transparenz der Vorgänge und maximiert die Flexibilität der Arbeit.
Wer über die Cloud arbeitet, muss keine Software auf dem Notebook installieren. Der Vorgesetzte im Unternehmen und der Mitarbeiter loggen sich einfach nur auf der Plattform ein. Dieses Verfahren senkt auch die Kosten, da das Anwenderprogramm nicht vor Ort gepflegt wird. Bei herkömmlichen Lösungen kann es zu Systemabstürzen kommen, die die Neuinstallation erforderlich machen. Bei der Cloud-Lösung fallen die damit verbundenen Kosten nicht an.
Die Vorgesetzten ordnen den Mitarbeitern über das Datenmanagementsystem spezifische Benutzerrollen, den individuellen Funktionsumfang und das benötige Datenvolumen zu. Das Gleiche gilt für die Anpassungen an die betrieblichen Anforderungen.
Das Cloud-System verfügt mit dem Datenmanagementsystem über eine komfortable Suchfunktion, die von jedem angeschlossenen Rechner aufgerufen und genutzt werden darf. Geht es um Belege in Papierform, so werden sie über ein KI-gestütztes Ausleseverfahren in die Cloud integriert.
Ein weiterer Vorteil liegt in der datenschutzrechtlichen Konformität. Diese verlangt sowohl das Bundesdatenschutzgesetz als auch die Datenschutzgrundverordnung. Ihre Verletzung wird mit hohen Strafen belegt und führt auch zu Schadensersatzansprüchen. Innerhalb der Cloud werden deshalb die betreffenden Informationen von Datenschutzbeauftragten geprüft und im ganzen System einheitlich ausgerichtet. Alle Nutzer der Cloud greifen auf die gleichen rechtlich geprüften Informationen zurück, auf die sie sich verlassen können.

VoIP-Telefonanlagen komfortabel über die Cloud steuern
Viele Kontakte laufen zwar über die Mails. Die Telefonanlage ist jedoch genauso wichtig, da die meisten Kunden lieber schnell zum Telefon greifen. Auf diesem Weg bekommen sie zeitnahe Antworten auf ihre Fragen. Meistens reicht die Bandbreite der Internetverbindung für die VoIP-Telefonanlage aus. Für einen Anruf benötigten diese maximal 100 Kilobyte. Gesteuert wird die Telefonanlage über die Cloud. So werden individuelle Lösungen und Geräte überflüssig. Außerdem wird die VoIP-Verbindung nach dem gleichen Cloud-System DSGVO-konform verschlüsselt.
Sobald sich alle Vorgesetzten und Mitarbeiter in der Cloud angemeldet haben, kann die Telefonkonferenz beginnen. Zuvor muss jedoch noch das mitgelieferte Softphone eingesteckt und von der Cloud akzeptiert werden. Nach der Anmeldung liegen den Mitarbeitern alle Kunden- und Kontaktdaten vor. Dabei sind die meisten cloud-bezogenen Anlagen für bis zu 100 Teilnehmer ausgelegt.

Zeiterfassung im Home Office
Einige Firmen haben sich auf die Programmierung von Software-Lösungen spezialisiert, mit denen sich die Arbeitszeit der Mitarbeiter überwachen lässt. Das gilt auch für die Arbeiten, die für das Unternehmen von Zuhause erledigt werden. Zur zentralen Verwaltung dient das Dashboard, das in die Cloud integriert ist. Der Unternehmer legt von hieraus für eine Vielzahl von Projekten Zeiterfassungsvorgaben an, die er zeitnah bei überwacht. Sie lassen sich alternativ jederzeit verändern. Beginnen die Mitarbeiter mit der Bearbeitung eines Projektes, dann aktivieren sie im Startmenü den vorgesehenen Button. Wird der Vorgang unterbrochen oder beendet, so erfolgt ebenfalls eine Dokumentation dieses Prozesses. Der Verantwortliche erfährt über die Benutzerverwaltung und die Statusübersicht im Rahmen der Zeiterfassung im Home Office, woran die einzelnen Mitarbeiter arbeiten und ob das jeweilige Ergebnis bereits vorliegt. Diese Funktionen stehen ihm auch über das Smartphone oder das Tablet zur Verfügung. Neben der Online-Lösung verwenden manche Unternehmen noch Excel-Tabellen. In diese Arbeitsmappen tragen die von Zuhause arbeitenden Mitarbeiter ihre Zeiten gewissenhaft und korrekt ein. Kurz vor der Gehalts- und Monatsabrechnung schicken sie die Unterlagen per Mail an die Unternehmensleitung, die diese im Rahmen der Lohnbuchhaltung nutzt.

Rechte im Home Office
Während des Home Office Corona schicken viele Unternehmen ihre Mitarbeiter in die Heimarbeit. Doch mit welchen Rechten und Pflichten sind diese Arbeitsplätze verbunden?
Dazu teilte der Gewerkschaftsbund mit, dass Arbeitnehmer in Deutschland keinen rechtlichen Anspruch auf einen externen Arbeitsplatz haben. Soll ein solcher eingerichtet werden, dann bedarf es neben dem Arbeitsvertrag noch einer Einzel- oder Betriebsvereinbarung. Die Vereinbarung regelt die Bedingungen während der Heimarbeit. Sollen mehrere Mitarbeiter diese Version wählen, können Betriebsvereinbarungen getroffen werden.
Entscheiden sich der Arbeitgeber und sein Arbeitnehmer für diese Option, dann treffen sie eine schriftliche Vereinbarung, die den gültigen Arbeitsvertrag ergänzt.
Möchte der Arbeitnehmer seinen häuslichen Rahmen nicht für betriebliche Aufgaben nutzen, dann kann ihn der Arbeitgeber dazu auch nicht zwingen. Er muss ihn im Fall der kritischen Situation von seiner Arbeit freistellen und bezahlen.
Liegt kein begründeter Verdacht vor, dass sich ein Mitarbeiter der Firma mit dem Corona infiziert hat, dürfen die übrigen nicht aus Angst vor einer Erkrankung der Arbeit fernbleiben. Erst wenn eine Infizierung vorliegt, hat er das Recht dazu. In diesem Fällen ist der Arbeitgeber auch dazu angehalten, für den Schutz seiner Mitarbeiter zu sorgen.
Die Zusatzvereinbarung, in der die Bedingungen für die Heimarbeit geregelt wird, enthält in den meisten Fällen einige überzeugende Punkte. Wird das externe Büro auf Dauer eingerichtet, muss ein eigenes Arbeitszimmer mit einem abschließbaren Bereich existieren. Dazu kommt die Datenschutzklausel. In dieser verpflichtet sich der Mitarbeiter die ihm bekannten firmeninternen Daten keinem Unbefugten zur Verfügung zu stellen. Das gilt auch für die Mitglieder seiner Familie. Betrieblich genutzte Geräte dürfen außerdem nicht für private Zwecke genutzt werden.
Kommt es während der Arbeit zu einem Unfall, greift natürlich die gesetzliche Unfallversicherung. Die Bedingungen sehen jedoch einen direkten Zusammenhang zwischen der Arbeit und dem erlittenen Schaden vor. Fällt dem Mitarbeiter beispielsweise ein Karton mit wichtigen Akten auf den Fuß, dann ist dieser Vorgang auf jeden Fall versichert. Der Versicherungsschutz tritt aber nicht ein, wenn der Arbeitnehmer auf dem Weg zur Küche stolpert und stürzt.
Auch Pausenzeiten müssen im Rahmen der Rechte im Hom Office eingehalten werden. Nach sechs Stunden stehen dem Betreffenden dreißig Minuten zu. Bis zu zwei Überstunden pro Tag müssen akzeptiert werden, wenn die Arbeit sonst nicht ordnungsgemäß erledigt werden kann. Für diese Überstunden steht ihm jedoch in den nächsten vier Wochen ein Ausgleich zu. Diese Vorgaben lassen sich über die Zeiterfassung per Cloud überwachen.
Nach oben

Die richtige Ausstattung ist wichtig.

 Das Homeoffice nur mit Stift und Papier und irgendwelchen Akten aus dem Büro funktioniert auf die eine oder andere Weise. Wirklich produktiv arbeiten lässt sich damit aber nicht. Arbeitgeber sollten darauf achten, dass die Mitarbeiter, welche von zu Hause aus arbeiten, die richtigen technischen Voraussetzungen zur Verfügung haben. Dieses sind z.b. Monitore, Tastaturen, Mäuse, Headsets, Notebooks oder PC-Systeme. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das eine Kommunikationsbasis geschaffen wird. Dieses z.b. über eine VOIP Telefonie oder interne Messenger die eine Video Konferenz ermöglichen. Der reguläre Austausch wie er im Büro vonstattengeht mit dem kurzen Ruf durch die Tür oder über den Schreibtischen Weg findet im Homeoffice Bereich nicht statt. Deswegen ist die Kommunikation ein elementarer Bestandteil des Homeoffice.

Das mobile Endgerät zum Arbeiten

Ein Notebook das behelfsmäßig im Schlafzimmer auf einen Tisch gestellt wird, um den Schreibtisch zu ersetzen, mag zwar im ersten Moment ein vernünftiger Arbeitsplatz sein aber ein Endgerät, das von der Firma gestellt wird, stellt die Erreichbarkeit sicher und sorgt für eine Trennung zwischen dem privaten und dem beruflichen. Über ein von der Firma gestelltes  Endgerät ist zudem eine ganz andere Sicherheit möglich.

Aktuelle Updates in Falle von Krisen wie der Corona Epidemie.

Man sollte meinen, dass in solchen Krisen die Sicherheit oder die kriminellen Energien von Personen etwas in den Hintergrund geraten. Dieses ist leider nicht der Fall und umso wichtiger ist das Geschäfts Programme weiterhin kontinuierlich mit Updates und Sicherheitsfunktionen aktualisiert werden. Während der Korona Pandemie sind in der Tat vermehrt Angriffe auf IP Strukturen und WLAN Systeme zu vermelden. Angreifer gehen davon aus, dass sie im Falle einer Krise wie dieser fahrlässiger im Umgang in der Technik sind.Geben Sie dafür keinen Spielraum frei. 

Das ruhige und konzentrierte Arbeiten.

Der Noise- Cancelling-Kopfhörer hilft im Bereich des Homeoffice ungemein. Dieser spezielle Kopfhörer schirmt externe Geräusche ab um Ihnen die notwendige Energie und Ruhe beim Arbeiten zu geben.

Eine sichere Verbindung herstellen.

Die alleinige Internetverbindung reicht nicht aus, um ein Homeoffice zu betreiben. Als Vergleich könnte man gleich die Haustür sperrangelweit aufstellen oder aufhängen. Setzen Sie ausschließlich auf eine sichere VPN Verbindung für ihr Homeoffice und ihre Mitarbeiter. Eine entsprechende Lösung wie z.b. eine UTM Firewall  ermöglicht diese VPN Funktion Punkt dies sichert nicht nur ihren Mitarbeiter daheim, sondern auch ihre IP im Büro oder Firma Punkt geben sie Hacker, Viren, Malware und so weiter keine Chance wenn Ihre Mitarbeiter privat mit dem Computer zu Hause im Internet surfen. Eine aktuelle Firewall scannt den gesamten Datenverkehr, der über sie läuft und entfernt schädliche Einflüsse. Um Kosten zu sparen, kann man diese Firewall Systeme auch in Form eines Modells beziehen, wodurch man flexibel reagieren und agieren kann in einer schnell kommenden Homeoffice Phase. Selbstverständlich macht eine Firewall auch nach dem Abklingen einer Krise Sinn, um die IT im Inneren der Firma weiterhin zu schützen.

Das richtige Verhalten und der Umgang im Homeoffice

 Wer im Homeoffice arbeitet weiß wie schnell private und berufliche Dinge sowie Daten schnell mal vermischt werden können. Eben gerade noch in der Software eine Rechnung angefahren, dann die Frage des eigenen Kindes wo man was im Internet findet und wieder an die Rechnung. Gerade bei den privaten E-Mails sollte man aufpassen, dass man nicht eine Betrugsmasche zum Opfer fällt. Gerade in der aktuellen Krise der Korona Pandemie grassieren etliche gefährliche E-Mails. Bleiben Sie auf der Hut und überprüfen Sie die Absender,  trauen sie keinem bekannten Versender einer E-Mail Punkt wenden Sie sich gegebenenfalls immer an eine IT Firma oder an Ihren IT beauftragten zur Klärung ob dieses eine vertrauenswürdige Quelle ist.

Das richtige und sichere Passwort

 Zum Schutz der digitalen Arbeit im Alltag ist die Verwendung von starken und langen komplexen Passwörtern extrem wichtig. Passwörter müssen sich je nach Anwendung und Verwendung unterscheiden. Dies ist egal ob privat oder beruflich. Achten Sie darauf, dass Sie mindestens 12 bis 16 Zeichen für ein Passwort verwenden. Nutzen Sie gerne auch Sätze, die sich leicht einprägen können aber bitte mit Zahlen und oder Sonderzeichen.