Belege scannen und alles ist erledigt. Einfacher geht es nicht mehr.

Advernet.de DMS

Ein DMS welches auch die Buchhaltung automatisch durchführen kann.


Volltextanlyse

Eine sofortige Volltextanalyse nach dem Scanvorgang oder der Bereitstellung der Dokumenten- und Belegdatei.

Automatische buchhalterische Vorgänge

Buchhalterische Vorgänge können zugeordnet werden und dann direkt von Ihrem Steuerberater oder Dienstleister oder Ihrer FIBU Abteilung abgerufen werden.

Revisionssicher

Alle Belege werden revisionssicher abgelegt. Zusammen mit einer Verfahrens- Dokumentation dürfen Sie viele Vorgänge im Anschluss vernichten. - Das papierlose Büro.

Digital Buchhaltung

Belege und Vorgänge können direkt in das System eingescannt, eingelesen, gemailt oder abgerufen werden. Dieses geht hervorragend mit TopKontor Handwerk.

Unkomplizierter Zugriff via Webbrowser

Räumlich unabhängig. Plattformübergreifend. Keine Installation am Arbeitsplatz.

Auch mobil erreichbar.

Einfache und klare Ablagestruktur

Zeiteffiziente Ablage. Eindeutige Ablagekriterien. Schnelles Auffinden.

Zentrale Datenbank sorgt für Integrität und Verfügbarkeit

Dokumente und Metadaten für alle Benutzer immer aktuell.
 

  • Webbasierte Benutzeroberfläche

    Die Web-Anwendung kann via marktüblichem und standardkonformem Webbrowser eines internetfähigen Arbeitsplatzcomputers aufgerufen werden, unabhängig von dessen Betriebssystem und ohne weitere Software auf dem Arbeitsplatzcomputer installieren zu müssen.

  • Webbasierte Benutzerverwaltung

    Über eine Web-Anwendung können Benutzerkonten und deren Zuordnung zu Teams verwaltet werden.

  • Rollenbasierte Berechtigungen

    Benutzer und Dokumente sind Teams zugeordnet. Ein Benutzer kann auf die Dokumente der Teams, für die er berechtigt ist, entsprechend seiner Benutzerrolle für das jeweilige Team zugreifen.

  • Schnittstelle zu OCR-Programm

    Für bestimmte Dokumentenarten werden nach dem Hochladen durch Aufruf des OCR-Programmes Tesseract auch Texte via OCR erzeugt.

  • Notizen mit Dokumententenverknüpfungen

    Zu den einzelnen Dokumenten kann eine Notiz eingegeben werden, die beispielsweise den Bearbeitungsstand eines Vorgangs, für den das Dokument benötigt wird, wiedergeben kann. Die Dokumentennotiz kann Verweise auf andere Dokumente enthalten, die als Links auf diese Dokumente angezeigt werden können.

  • Versionierung

    Es können Dokumententypen festgelegt werden, die eine Versionierung der entsprechenden Dokumente zulassen.

  • Konfigurierbare Schlagworte

    Einzelne Schlagworte oder solche mit bestimmten Präfixen können besondere Eigenschaften erhalten, z. B. Auslösen der Protokollierung bei ihrer Verwendung.

  • Konfigurierbare Exportfunktion

    Dokumente können als ZIP-Archiv exportiert werden, die auch Metadaten als CSV-Dateien in konfigurierbaren Formaten enthalten können.

  • Direktaufruf von Dokumenten via URL

    Einzelne Dokumente können zum Zugriff via URL freigegeben werden. Beim Zugriff auf das DMS mit dieser URL kann das entsprechende Dokument auch ohne Benutzeranmeldung heruntergeladen werden. Diese Funktion kann beispielsweise dazu genutzt werden, im LAN Dokumente über Links in Intranet-Seiten bereitzustellen.

  • Import aus Serververzeichnissen

    Dokumente können nicht nur mit dem Browserdialog hochgeladen werden, sondern es können auch Dateien aus bestimmten Verzeichnissen des Servers hochgeladen werden.

  • Volltextsuche im Textteil

    Für bestimmte Dokumentenformate kann in der Suchfunktion auch die Suche in Textbestandteilen erfolgen.

  • Wiedervorlagefunktion

    Dokumente, die in absehbarer Zeit benötigt werden, können in das Wiedervorlage-Ablagefach verschoben werden. Zum festgelegten Wiedervorlagedatum erscheinen diese automatisch im Aktuell-Ablagefach.

  • Schnittstelle für individuelle Anpassungen

    Über eine vorgesehene Programmier-Schnittstelle können individuelle Anpassungen einiger Funktionen je Team vorgenommen werden. Beispielsweise könnte beim Hochladen eine automatische Verschlagwortung anhand bestimmter Dokumenteneigenschaften programmiert werden.

  • Automatische Weiterleitung

    Anhand bestimmter Ereignisse, beispielsweise dem Setzen eines bestimmten Stempels oder Schlagwortes, können Dokumente automatisch an ein anderes Team weitergeleitet werden.

  • Differenz-Suche

    Über diese Suchfunktion können Dokumente eines Teams aufgezählt werden, die bei einem bestimmten anderen Team nicht vorhanden sind. Die Funktion soll beim Auffinden von evtl. notwendigen, noch nicht erfolgten Weiterleitungen helfen.

  • Team-Messenger

    Angemeldete Benutzer können innerhalb ihres Teams Nachrichten versenden.

  • Accordion Title
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Lösungen für Ihre Verwaltung

Unternehmen stehen vor Änderungen in der Verwaltung und Führung Ihrer Geschäftsvorgänge. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten. Gerade kleine und "personalarme" Unternehmen stehen vor erheblichen neuen Aufgaben.

Häufig sind digitale Lösungen kostenintensiv und führen zu einem zusätzlichen Schulungs- und Einrichtungsaufwand.- Das muss aber nicht sein.

Hier erhalten Sie einen Überblick in die Digtale Verwaltung. Diese ist mit geringem Aufwand möglich.

Die digitale Ablage leicht gemacht

Sie können sofort nach allen Begriffen der Dokumente und Belege suchen in unglaublicher Geschwindigkeit am PC, Tablet oder Smartphone suchen oder finden lassen.

Alle Vorgänge werden revisionssicher (Was heißt das?: Wikipedia) abgelegt. 

Mit dieser Lösung sparen Sie Einsortierungs- und Ablageaufwand. Zusätzlich wird Ihr Platzbedarf für Ordner und "Kisten" deutlich reduziert.

Buchhalterische Vorgänge können zugeordnet werden und dann direkt von Ihrem Steuerberater, Dienstleister oder FiBu Mitarbeitern abgerufen werden.

Ihr Vorteil hier: Sie müssen keine Pendelordner führen und dann Ihrem Dienstleister zur Verfügung stellen.

Wir bieten Ihnen diese leistungsstarke und einfache Lösung sehr Preiswert an.


Ist die Buchhaltungskraft für kleine Unternehmen zu tragen?

Ihr Vorteil hier: Sie können mit dieser Lösung bereits ab 50,00€/ Netto pro Monat diese komplette Lösung nutzen. Der extrem geringe Einrichtung- und Schulungsaufwand führt zeitnah zu einer effektiven Kosten und Zeiteinsparung. - Überlegen Sie hier einmal was eine Mitarbeiterin dagegen im Monat verdient.

Belege und Vorgänge können direkt in das System eingescannt, eingelsen, abgerufen, gemailt, oder importiert werden. Belege aus TopKontor können so automatisch verarbeitet werden.

Bereits hier findet direkt nach dem ersten Import eine Volltextanalyse statt. So kann ohne Mehraufwand direkt der Zahlungsverkehr das Mahnwesen und ein Kassenbuch geführt werden.

Die im System bereitgestellten Daten werden direkt verarbeitet und diesen als Grundlage für folgende Auswertungen:

○ Kassenbuch

○ Aufstellung offene Posten ( Kunden und Lieferanten)

○ Rechnung Ein- und Ausgangsbuch

○ Mahnwesen

Die Vorgänge können sachlich und fachlich mit dem gleichen Datensatz weiter bearbeitet werden. Folgende Vorteile und Abläufe werden direkt zu Verfügung gestellt:

○ Integrierter digitaler Zahlungsverkehr

○ Ihr Steuerberater/ Dienstleister kann diese Daten direkt weiterbearbeiten (kontieren)

○ Sie müssen keine Belege und Vorgänge weiterleiten oder zur Verfügung stellen.

Wir helfen, die Marken unserer Kunden zu stärken, indem wir ihre Funktionsweise verbessern. Wir überdenken den Prozess und arbeiten zusammen, um ihn zu rationalisieren, neu aufzubauen und intelligenter als bisher zu gestalten.
Unsere Kontor.Top Live Show ist unterstützt unsere Softwareanwender im Handwerksbereich. Jeden Montag ab 18.30 auf YouTube. https://youtube.com/kontortoplive

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